תיאור התפקיד:

תחומי אחריות:

¨       ניהול יומן המנכ"ל, תיאום פגישות, ישיבות ונסיעות בארץ ובחו״ל.

¨       ניהול ותעדוף פניות למנכ״ל

¨       עבודה שוטפת מול מחלקות הארגון לצורך תיאום וביצוע החלטות הנהלה.

¨       עבודה מול ממשקים גלובליים

¨       שמירה על רציפות תפעולית בלשכת המנכ״ל

¨       שיפור והטמעה של תהליכים אדמיניסטרטיביים יעילים

¨       הכנת חומרים לדיונים וישיבות

¨       הכנת תכתובות, מצגות, דוחות וחומרי רקע לפגישות לפי הצורך

¨       מעקב אחר משימות, סדרי עדיפויות ויוזמות אסטרטגיות של המנכ״ל.

¨       מענה טלפוני לפי הצורך

¨       תיאום ומעקב אחר טיסות ומלונות עבור המנכ"ל

¨       אירוח מבקרים מחו"ל, מהארץ או לקוחות של המנכ"ל/ ההנהלה  

o        ארגון הביקור כולל אחריות לכל הפרטים הלוגיסטים לרבות: הכנת חדר הישיבות, הזמנת כיבוד ועוד

¨       ארגון נסיעות, לוגיסטיקה ולוחות זמנים מורכבים.

¨       עדכוני החזר הוצאות במערכת, עזרה אדמיניסטרטיבית – עבור המנכ"ל  

¨       סיוע לחברי/ות ההנהלה על פי צורך  

דרישות התפקיד:

יכולות וכישורים מקצועיים:

• ניסיון מוכח כעוזר/ת אישי/ת, עוזר/ת הנהלה בכירה או תפקיד דומה בליווי הנהלה בכירה / מנכ״ל.
• יכולות ארגון וניהול זמן גבוהות, ירידה לפרטים ודיוק.
• דיסקרטיות, יושרה ואמינות ברמה גבוהה.
• כישורי תקשורת מצוינים בכתב ובעל פה.
• שליטה מלאה ביישומי Office
• שליטה גבוהה באנגלית – חובה (קריאה, כתיבה, דיבור).

כישורים אישיים:

• יחסי אנוש מצוינים ותודעת שירות גבוהה
• יכולת עבודה תחת לחץ וריבוי משימות.
• יסודיות ואחריות
• יוזמה, יכולת עבודה עצמאית ועמידה בזמנים
• גמישות והסתגלות לשינויים
• טיפול במידע רגיש וחסוי תוך שמירה קפדנית על סודיות ומקצועיות.

שעות עבודה: משרה מלאה. גמישות בשעות העבודה לפי צורך, עבודה מהבית לפי צורך נקודתי.