Werden Sie Teil unseres dynamischen Facilities Management Teams und gestalten Sie mit uns eine erstklassige Arbeitsumgebung als

Facilities Assistant (m/w/d)

Wir suchen eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die gemeinsam mit unserem Team für einen reibungslosen Betrieb und außergewöhnlichen Kundenservice sorgt. In dieser vielseitigen Position sind Sie das Bindeglied zwischen unserem Kunden, Dienstleistern und dem Management – eine Schlüsselrolle für den Erfolg unseres Facilities Management.

Das erwartet Sie täglich:

• Als erste Anlaufstelle für unsere Kunden stehen Sie im direkten Kontakt mit den verschiedensten Ansprechpartnern und sorgen durch exzellenten Service dafür, dass deren Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern übertroffen werden. Dabei kommunizieren Sie proaktiv und zeitnah mit allen Beteiligten über aktuelle Entwicklungen, Fortschritte und Ergebnisse.
• Sie stellen sicher, dass auch bei komplexeren Herausforderungen alle Beteiligten stets optimal informiert sind.
• Mit unserem Ticket-System behalten Sie alle Arbeitsaufträge perfekt im Blick und sorgen für eine fristgerechte Abwicklung sowie professionelle, transparente Kundenkommunikation.
• Sie führen systematische tägliche Kontrollen der Büroflächen durch – von der Überprüfung der Reinigungsqualität über Sicherheitsaspekte bis hin zur optimalen Ausstattung der Besprechungsräume.
• Sie bauen vertrauensvolle und langfristige Partnerschaften mit unseren externen Dienstleistern auf und integrieren sie nahtlos in unser kundenorientiertes Team. Sie vermitteln ihnen die Unternehmenskultur unserer Kunden und sorgen dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, um ein außergewöhnliches Kundenerlebnis zu schaffen.
• Vorausschauende Bestandsverwaltung von Büromaterial, Pantry-Artikeln und anderen Verbrauchsmaterialien an den verschiedenen Standorten.
• Sie unterstützen tatkräftig bei der Organisation und Durchführung von Kundenevents, koordinieren interne Büroumzüge und wickeln die interne Gebäudelogistik ab – wobei auch gelegentliche körperliche Tätigkeiten zu Ihrem Aufgabenspektrum gehören. Dabei führen Sie stets eine ordnungsgemäße und lückenlose Dokumentation aller Prozesse entsprechend den JLL- und Kundenrichtlinien.
• Sie sind ein wichtiger Teil unseres Finanzmanagements und unterstützen bei verschiedenen finanziellen Prozessen. Dabei tragen Sie dazu bei, dass alle Anforderungen nicht nur termingerecht, sondern auch mit höchster Präzision und Genauigkeit erfüllt werden. Ihre sorgfältige Arbeitsweise trägt zur Kostenkontrolle und Budgetdisziplin bei.
• Sicherheit und Gesundheitsschutz haben für Sie und unser Team oberste Priorität – Sie entwickeln ein geschultes Auge für potenzielle Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten und dokumentieren diese systematisch als "Good Catches" in unserem CMO-System. Dabei befolgen Sie konsequent und ohne Kompromisse unsere bewährten Contractor Management-Verfahren und stellen sicher, dass alle von JLL beauftragten Services den hohen Qualitätsstandards, gesetzlichen Vorgaben und spezifischen Kundenanforderungen in puncto Gesundheit und Sicherheit entsprechen.
• Als aktiver Botschafter und Unterstützer unseres umfassenden Qualitätsmanagementsystems tragen Sie zur kontinuierlichen Verbesserung aller Prozesse bei und helfen dabei, unsere bereits hohen Standards noch weiter zu optimieren. Dabei wahren Sie stets die erforderliche Vertraulichkeit bei allen Dokumenten und Kommunikationsprozessen.

So überzeugen Sie uns:

• Eine ausgeprägt serviceorientierte Denkweise und hohes, intrinsisches Qualitätsbewusstsein
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
• Überdurchschnittliches Organisationstalent und eine strukturierte, methodische Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kunden- und lösungsorientierte Herangehensweise an Herausforderungen
• Grundlegende PC-Kenntnisse und Bereitschaft, sich in neue Systeme einzuarbeiten
• Eigeninitiative und proaktive Arbeitsweise
• fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift