The Facilities Manager will lead a team to ensure effective management of daily client activities for assigned properties and facilities, supporting the Account Lead as the on-site key contact for stakeholders and clients. This role manages teams across Rome, Madrid, Barcelona, and Portugal, with responsibility for service quality, help-desk resolution, maintenance operations, contract services, safety practices, procurement, and budget accuracy.

What this job involves

Leadership

• Manage and coach team members to achieve excellence
• Develop and sustain a high-quality, well-motivated team
• Foster staff morale, trust, and strong work ethics
• Build an environment supporting teamwork, cooperation, and performance excellence
• Mentor team members and enable their training and development

Client/Stakeholder Management

• Proactively engage stakeholders to exceed on-site client expectations
• Build effective relationships across multiple organizational levels
• Serve as on-site key contact for facilities management at client premises

Procurement & Vendor Management

• Ensure vendors deliver services on time and within budget
• Maintain vendor procurement processes that comply with client guidelines and JLL best practices

Contract Management

• Plan and manage all contracts for professional delivery at optimal costs
• Monitor contract expiration dates and initiate re-procurement when needed
• Continuously assess contracts to deliver maximum client value

Financial Management / Cost Control / Profitability

• Ensure site financial operations meet or exceed targets and control requirements, including adherence to JLL's Code of Ethics
• Maintain compliance with all financial processes

Health & Safety Management

• Provide a safe working environment for all personnel
• Ensure compliance with statutory fire, health, and safety regulations

Site Operations Management

• Recommend and implement continuous quality improvement practices and industry best practices
• Implement building procedures and performance measures, maintaining them consistently
• Meet all Critical Environment Management (CEM) requirements
• Review operations regularly to reduce costs and improve standards

Risk Management

• Implement and maintain property risk management programs including audits
• Develop and maintain disaster recovery and business continuity plans
• Establish escalation and incident reporting procedures
• Support development of compliance guidelines and strategies aligned with JLL's business conduct

Performance Achievement

• Meet Key Performance Indicators and Service Level Agreements consistently

Skills and experience:

• Facilities management, building operations, business, or related field experience
• Occupational safety requirements knowledge
• Vendor management experience for specialized services
• Critical facilities knowledge with understanding of technical property aspects (Computer Room Air-conditioning, Chiller systems, Fire Protection, Mechanical & Electrical systems, BMS systems)
• Commercial contract interpretation and understanding
• Budget management and financial analysis capabilities

Technical Skills:

• Strong PC literacy with proven ability to manage daily activities using various systems
• Hard services experience and/or technical degree
• Demonstrated experience with continuous improvement initiatives (highly desirable)
• Italian and English fluent language proficiency

Personal Characteristics:

• Strong communication skills with excellent presentation abilities and active listening
• Passion for quality with attention to detail ensuring optimal service delivery
• Self-motivated, confident, and energetic approach
• Effective stress management capabilities
• Flexibility and adaptability to rapidly changing situations
• Goal-oriented focus on meeting performance targets
• Collaborative team player committed to achieving shared objectives
• Proven ability to initiate and follow through on improvement initiatives
• Demonstrates honesty and trustworthiness
• Open to new ideas and willing to challenge the status quo
• Excellent interpersonal skills for engaging diverse client staff and demands

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Finalità del ruolo

La posizione di Facilities Manager prevede la guida di un team per garantire una gestione efficace delle attività quotidiane per clienti e strutture assegnate, supportando il/la responsabile dell'account come punto di contatto chiave in loco per stakeholder e clienti. Il ruolo comporta la gestione di team a Roma, Madrid, Barcellona e Portogallo, con responsabilità per la qualità del servizio, la risoluzione delle richieste help-desk, le operazioni di manutenzione, i servizi contrattuali, le pratiche di sicurezza, gli acquisti e l'accuratezza del budget.

Cosa comporta questo lavoro

Leadership

• Gestire e supportare lo sviluppo dei membri del team per raggiungere l'eccellenza
• Sviluppare e sostenere un team di alta qualità e ben motivato
• Promuovere il morale, la fiducia e una forte etica del lavoro
• Costruire un ambiente che supporti il lavoro di squadra, la cooperazione e l'eccellenza nelle prestazioni
• Mentorare i membri del team e facilitarne la formazione e lo sviluppo

Gestione Cliente/Stakeholder

• Coinvolgere proattivamente gli stakeholder per superare le aspettative in loco
• Costruire relazioni efficaci a più livelli organizzativi
• Fungere da punto di contatto chiave in loco per la gestione delle strutture presso le sedi clienti

Gestione Fornitori e Approvvigionamenti

• Garantire che i fornitori consegnino i servizi nei tempi e nel budget stabiliti
• Mantenere processi di approvvigionamento conformi alle linee guida clienti e alle migliori pratiche JLL

Gestione Contratti

• Pianificare e gestire tutti i contratti per una consegna professionale a costi ottimali
• Monitorare le scadenze contrattuali e avviare il re-procurement quando necessario
• Valutare continuamente i contratti per fornire il massimo valore al cliente

Gestione Finanziaria / Controllo Costi / Redditività

• Garantire che le operazioni finanziarie del sito soddisfino o superino gli obiettivi e i requisiti di controllo, inclusa l'aderenza al Codice Etico JLL
• Mantenere la conformità con tutti i processi finanziari

Gestione Salute e Sicurezza

• Fornire un ambiente di lavoro sicuro per tutto il personale
• Garantire la conformità con le normative statutarie su antincendio, salute e sicurezza

Gestione Operazioni del Sito

• Raccomandare e implementare pratiche di miglioramento continuo della qualità e migliori pratiche del settore
• Implementare procedure e misure di performance dell'edificio, mantenendole costantemente
• Soddisfare tutti i requisiti di Critical Environment Management (CEM)
• Rivedere regolarmente le operazioni per ridurre i costi e migliorare gli standard

Gestione del Rischio

• Implementare e mantenere programmi di gestione del rischio immobiliare inclusi audit
• Sviluppare e mantenere piani di disaster recovery e continuità aziendale
• Stabilire procedure di escalation e reporting degli incidenti
• Supportare lo sviluppo di linee guida e strategie di conformità allineate alla condotta aziendale JLL

Raggiungimento Performance

• Soddisfare costantemente gli Indicatori Chiave di Performance e gli Accordi sui Livelli di Servizio

Competenze ed esperienza:

• Esperienza in gestione strutture, operazioni edili, business o campi correlati
• Conoscenza dei requisiti di sicurezza sul lavoro
• Esperienza nella gestione fornitori per servizi specializzati
• Conoscenza delle strutture critiche con comprensione degli aspetti tecnici immobiliari (Climatizzazione sale server, Sistemi chiller, Sistemi antincendio, Sistemi meccanici ed elettrici, Sistemi BMS)
• Interpretazione e comprensione di contratti commerciali
• Capacità di gestione budget e analisi finanziaria

Competenze Tecniche:

• Forte competenza informatica con comprovata capacità di gestire attività quotidiane utilizzando vari sistemi
• Esperienza in servizi tecnici e/o laurea tecnica
• Esperienza dimostrata in iniziative di miglioramento continuo (altamente desiderabile)
• Conoscenza fluente delle lingue italiana e inglese

Caratteristiche Personali:

• Forti competenze comunicative con eccellenti capacità di presentazione e ascolto attivo
• Passione per la qualità con attenzione ai dettagli per garantire un'erogazione ottimale dei servizi
• Approccio auto-motivato, sicuro ed energico
• Capacità efficaci di gestione dello stress
• Flessibilità e adattabilità a situazioni in rapido cambiamento
• Focus orientato agli obiettivi per raggiungere i target di performance
• Spirito collaborativo impegnato nel raggiungimento di obiettivi condivisi
• Comprovata capacità di avviare e portare a termine iniziative di miglioramento
• Dimostra onestà e affidabilità
• Apertura a nuove idee e disponibilità a sfidare lo status quo
• Eccellenti competenze interpersonali per coinvolgere personale cliente diversificato e varie esigenze